Program Kesedaran Dan Pembudayaan Amalan EKSA KPM Bahagian 2

EKSA yang telah diperkenalkan mulai Januari 2014 adalah penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam merupakan salah satu inisiatif ke arah peningkatan kualiti penyampaian perkhidmatan kerajaan. Langkah penjenamaan semula ini sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa yang sentiasa menekankan peningkatan prestasi dan daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan jabatan/agensi sektor awam.

Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA adalah berteraskan Amalan 5S (Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal) dan ditambah baik dengan penambahan beberapa elemen-elemen baharu iaitu: Imej Korporat; Kreativiti dan Inovasi; Amalan Hijau; Persekitaran Kondusif; dan Kepelbagaian Agensi

Perancangan Kerja EKSA terdiri daripada empat peringkat iaitu (1) Persediaan (2) Pelaksanaan 5S (3) Penilaian (4) Penambahbaikkan Berterusan. Berdasarkan Buku Panduan EKSA KPM Standard Penyeragaman EKSA terbahagi kepada beberapa kompenan:

1.0 Keperluan Sudut EKSA
2.0 Ruang tempat kerja/ pejabat
3.0 Ruang Umum
4.0 Keselamatan Persekitaran
5.0 Kawasan Persekiran




3.0 Ruang Umum


3.1 Bilik Mesyuarat/Bilik Perbincangan

  1. Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran.
  2. Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik.
  3. Peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun kemas ketika tidak digunakan.
  4. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan.
  5. Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board).
  6. Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan memerlukan penyelenggaraan secara berkala (contoh: gambar, maklumat pencapaian Kementerian/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan, program Kementerian/Bahagian dan lain-lain).
  7. White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat selesai.
  8. Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam diletakkan di tempat yang disediakan.
  9. Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai.
  10. Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.
  11. Hidangan makanan berat (contoh: makanan berkuah) di bilik mesyuarat/bilik bincang sebolehnya, hendaklah dielakkan.
  12. Pelan lantai dipamerkan dengan jelas.
  13. Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan di lokasi yang bersesuaian.
  14. Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang (nama pegawai dan nombor untuk dihubungi)


3.2 Bilik Latihan

Bilik Latihan yang merangkumi Auditorium dan semua Bilik Seminar

  1. Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran.
  2. Hiasan berbentuk korporat dan ada penyelenggaraan yang berkala (contoh: gambar, maklumat mengenai pencapaian Jabatan/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan dan lain-lain).
  3. Peralatan/kemudahan bersih, tidak berhabuk, berada dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik.
  4. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan yang baik.
  5. Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.
  6. Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik latihan (nama pegawai dan nombor untuk dihubungi).


Surau/Bilik Solat

  1. Semua peralatan/kemudahan (contoh: kemudahan tempat berwuduk) perlu berada dalam keadaan sempurna dan bolehmdigunakan dengan baik.
  2. Lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk keselesaan ramai.
  3. Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau digantung dengan kemas.
  4. Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik Solat.
  5. Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan.
  6. Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam almari/kabinet/rak yang disediakan.
  7. Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik solat dengan jelas.
  8. Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi.
  9. Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan.
  10. Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai.
  11. Penggunaan pewangi (air freshener) digalakkan untuk mendapatkan suasana yang sentiasa segar.
  12. Jam dinding disediakan untuk panduan.
  13. Tidur di dalam surau/bilik solat adalah tidak dibenarkan. Tanda amaran larangan dipaparkan di dalam bilik tersebut.
  14. Sekiranya ada kemudahan/peralatan di dalam surau/bilik solat, sistem inventori dan penyelenggaraan perlu dibuat.
  15. Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan nombor telefon).


3.3 Pantri

  1. Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau.
  2. Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan.
  3. Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau yang tidak menyenangkan.
  4. Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau.
  5. Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur setelah digunakan.
  6. Kabinet/rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu dengan seragam (mengikut kesesuaian).
  7. Pinggan mangkuk/cawan/gelas tidak diletakkan di atas meja dan sinki selepas digunakan.
  8. Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun dengan teratur di dalam kabinet/rak.
  9. Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas.
  10. Sinki mesti dalam keadaan bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan.
  11. Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan sebagainya hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (contoh: dimasukkan dalam bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut kesesuaian)
  12. Pastikan lampu dan pintu ditutup setelah digunakan.
  13. Satu sudut informasi disediakan untuk mempamerkan jadual tugasan, peraturan, pemakluman ataupun apa-apa arahan yang berkaitan.
  14. Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan pantri (nama pegawai dan nombor untuk dihubungi)


3.4 Tandas

  1. Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering.
  2. Peralatan/kelengkapan yang perlu ada secukupnya dalam tandas:
    • Bekas sampah
    • Sanitary bin (untuk bilik air wanita)
    • Pewangi
    • Cecair pencuci
    • Kertas tisu
  3. Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan pintu utama.
  4. Siling di dalam keadaan yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak bersawang.
  5. Semua lampu berfungsi dengan baik.
  6. Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna, bersih, lengkap dengan penyangkut pakaian.
  7. Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan selamat.
  8. Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing system berfungsi dengan sempurna.
  9. Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi dengan sempurna.
  10. Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan sempurna.
  11. Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering.
  12. Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan sentiasa ada sabun
  13. Kreativiti untuk menceriakan tandas adalah digalakkan.
  14. Persekitaran tandas tidak mengeluarkan bau yang kurang menyenangkan.
  15. Sistem pengudaraan dalam tandas berada dalam keadaan yang baik.
  16. Jika tempat mengambil wuduk turut disediakan, pastikan ianya sentiasa bersih dan semua paip air berfungsi dengan baik.
  17. Tandas Orang Kurang Upaya (OKU) berada dalam keadaan yang bersih, baik dan berfungsi sepenuhnya.
  18. Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan dipaparkan pada pintu bilik air.
  19. Tandatangan pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) bagi pengesahan kerja pembersihan yang telah dilaksanakan, perlu dibuat setiap hari.
  20. Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan tandas (nama pegawai dan nombor untuk dihubungi).


3.5 Kaunter Khidmat Pelanggan/Ruang Menunggu

  1. Kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan tersusun.
  2. Tempat duduk disediakan di ruang menunggu untuk kemudahan pelanggan/tetamu.
  3. Peralatan/kemudahan/perabot di ruang menunggu disusun dengan teratur dan berada dalam keadaan baik.
  4. Ruang menunggu tetamu perlu sentiasa bersih, kemas dan ceria.
  5. Kemudahan tanda arah/petunjuk dipamerkan dengan jelas di kawasan yang mudah dilihat.
  6. Tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi disediakan.
  7. Kaunter utama perlu menyediakan perkara berikut:
    • Sistem/borang maklumbalas pelanggan
    • Direktori Pegawai
    • Borang-borang/brosur berkaitan
    • Bahan bacaan untuk pelanggan
  8. Usaha-usaha delighting the customer seperti mewujudkan persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan ada dilaksanakan.
  9. Perkhidmatan yang diberi mempamerkan suasana mesra pelanggan.


3.6 Lobi Utama/Ruang hadapan

  1. Persekitaran lobi utama/ruang hadapan sentiasa bersih, kemas dan ceria.
  2. Semua peralatan di lobi utama sentiasa disusun kemas dan berkeadaan baik.
  3. Laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang halangan seperti barang/peralatan yang boleh mengganggu ruang laluan.
  4. Maklumat seperti pelan strategik/visi/misi/piagam pelanggan dan maklumat korporat lain sentiasa perlu dikemaskini dan dipaparkan di tempat yang mudah dilihat.
  5. Beberapa perkara berikut disediakan di lobi utama:
    • Buku Kedatangan Pelawat
    • Direktori pegawai
    • Sudut Informasi untuk pelanggan
    • Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat


3.7 Laluan Utama/Laluan Awam

Kawasan laluan utama/laluan awam hendaklah sentiasa berada dalam
keadaan berikut:

  1. Lantai sentiasa berkeadaan baik, bersih dan tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang laluan.
  2. Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jikaada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan.
  3. Peralatan yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun dengan baik supaya tidak mengganggu laluan perjalanan.
  4. Papan notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa diselenggara dan dikemaskini maklumatnya.

4.0 Keselamatan Persekitaran


Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin suasana kerja yang selamat:

  1. Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan yang tidak diperlukan (contoh: pasu bunga, fire extinguisher, kotak-kotak dan sebagainya).
  2. Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup dan tidak dihalang.
  3. Pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer dalam keadaan kemas, teratur dan tidak berserabut.
  4. Pendawaian tambahan boleh dibuat setelah mendapat kebenaran.
  5. Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang.
  6. Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas (contoh: DILARANG MEROKOK, tanda KELUAR dan AWAS).
  7. Tangga laluan kecemasan tidak dihalang (contoh: barang-barang pra pelupusan).
  8. Aktiviti merokok tidak dibenarkan di persekitaran luaran dan dalaman pejabat (contoh: pantri, kafeteria, stor, bilik fail, bilik air, ruang tangga, ruang awam dan sebagainya).
  9. Alat pemadam api mestilah berfungsi, mempunyai jadual penyelenggaraan, berkeadaan bersih dan diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai.
  10. Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:
    • Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba.
    • Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan alat pemadam api.
    • Digantung pada bracket yang dipasang di dinding.


5.0 Kawasan Persekitaran


 5.1 Tempat Meletak Kenderaan

  1. Tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja dan pelawat.
  2. Tanda/Garisan antara lot-lot dan tunjuk arah laluan pelawat disediakan dengan jelas.
  3. Kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih.
  4. Kemudahan parkir untuk OKU disediakan.


5.2 Kawasan Persekitaran

  1. Lampu jalan berfungsi dan berkeadaan baik.
  2. Jalan di kawasan persekitaran pejabat berkeadaan baik dan tidak berlubang/rosak.
  3. Taman permainan dan peralatan di taman permainan dalam keadaan baik dan selamat untuk digunakan.
  4. Sistem kawalan laluan keluar masuk yang mudah difahami dan dipatuhi, ada disediakan.
  5. Tanaman/pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak/mati di sekitar kawasan.
  6. Kawasan padang (jika ada) bersih dan rumput tidak dibiarkan panjang.
  7. Tong/bakul sampah yang disediakan bersesuaian dan mencukupi.
  8. Kawasan/tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau dan diuruskan dengan baik.
  9. Cat bangunan berada dalam keadaan baik dan bersih


5.3 Sudut / Pondok Pengawal

  1. Tempat pengawal berada dalam keadaan baik dan bersih.
  2. Perkhidmatan yang diberi mempamerkan suasana mesra pelanggan (sopan, mesra dan sedia membantu).


5.4 Papan Tanda Jabatan/PapanTanda Arah/Petunjuk.

  1. Diletakkan di lokasi penting seperti bilik admin, bilik ketua jabatan, tandas, pintu keluar dan bilik mesyuarat.
  2. Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih.
  3. Saiz yang sesuai dan senang difahami.
  4. Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik.
  5. Berkonsepkan imej korporat Jabatan.

5.5 Media/Bahan Pameran

  1. Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notis atau papan kenyataan di seluruh jabatan/unit perlu berada dalam keadaan baik, tidak berdebu, bersih dan perlu sentiasa dikemaskini mengikut keadaan semasa.
  2. Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu berkualiti, berimej korporat, kemas dan teratur.
  3. Penghasilan bahan pameran yang kreatif adalah digalakkan supaya dapat menarik perhatian pelanggan.

5.6 Stor/Tempat Penyimpanan

Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2007:

  1. Pintu stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut :
    • Pelan lantai stor yang mudah dilihat dengan jelas dan difahami
    • Borang permohonan stok
    • Tanda amaran DILARANG MASUK dipamerkan dengan jelas
    • Jadual waktu pengeluaran - dipamerkan di luar stor
  2. Stor sentiasa dalam keadaan bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas.
  3. Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/komponen barangan (mengikut Tatacara Pengurusan Stor).
  4. Sistem rekod inventori disediakan adalah jelas dan teratur untuk memudahkan barang tersebut diambil/dicapai/dicari.
  5. Tidak terdapat sampah/sisa/bahan yang tidak diperlukan, berada di dalam stor.
  6. Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan berfungsi (contoh: tangga dan troli).
  7. Daya kreativiti boleh digunakan (tertakluk kepada peraturan dan garis panduan) dalam pengurusan, penjagaan dan penyelenggaraan stor tetapi mengekalkan unsur korporat.
  8. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
  9. Semua barang/bahan dilabelkan dengan jelas dan kemas.
  10. Etika penggunaan dan peraturan pengambilan barang dari stor perlu ada, dipatuhi dan dipaparkan kepada warga kerja.
  11. Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan kakitangan stor.
  12. Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Luput Dulu Keluar Dulu/First Expiry First Out (LDKD/FEFO) bagi barang yang mempunyai tarikh luput. Manakala bagi barang yang tiada tarikh luput atau barang-barang dengan tarikh luput yang sama aturan Masuk Dulu Keluar Dulu/First In First Out (MDKD/FIFO) digunakan.
  13. Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang ada.
  14. Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad-abjad atau nombor atau kedua-duanya sekali.
  15. Setiap para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur kotak diberikan satu nombor (contoh: botol liquid paper terletak di Seksyen B, rak Nombor 2, para B dan kotak nombor 2. Oleh itu, lokasi botol liquid paper ialah di B-2B2).
  16. Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel untuk mudah dilihat.
  17. Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang sama.
  18. Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun dengan kemas.
  19. Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang masih boleh digunakan.
  20. Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab.
  21. Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa (pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang Kew.PS-10 (stor utama) atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian).
  22. Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang.
  23. Penanda aras minima disediakan bagi semua barang di dalam stor.
  24. Sistem pencegahan kebakaran disediakan (contoh: System Water Sprinkler dan Hose Reel).
  25. Pencahayaan yang mencukupi.
  26. Tanda amaran seperti DILARANG MEROKOK dan MUDAH TERBAKAR dipamerkan dengan jelas.
  27. Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai dan berparkir.



Teruskan membaca mengenai EKSA:

Program Kesedaran Dan Pembudayaan Amalan Eksa KPM Bahagian 1



Sumber:
Buku Garis Panduan EKSA KPM versi 2.0 [ klik di sini ]
Program Kesedaran Dan Pembudayaan Amalan EKSA KPM [ klik di sini ]
Panduan Pelaksanaan EKSA (MAMPU) [ klik di sini ]